15.04.2021 Aus der Praxis, s:ne

Eine virtuelle Konferenz - Die dritte regionale Innovationskonferenz des RIGL-Fulda

Das RIGL-Fulda stand vor einer Herausforderung, die in den vergangenen Monaten viele beschäftigte: Wie kann ein funktionierendes Präsenz-Format ins Virtuelle übersetzt werden? 

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Ein Vortrag auf der virtuellen Konferenz (Quelle: RIGL Fulda)

Die Herausforderung

Die Regionale Innovationskonferenz hat sich als jährliches Netzwerk- und Austauschformat an der Hochschule Fulda etabliert. Sie bietet eine Plattform, um die gemeinsame Arbeit des Gesamtprojekts und dessen Kooperationspartner/innen sichtbar zu machen, Gelegenheiten zur Vernetzung zu schaffen, und mit regionalen Akteuren und der Bevölkerung in den Dialog zu treten. In Zeiten der Pandemie mit Ausgangs- und Kontaktbeschränkungen konnte eine solche Großveranstaltung nicht in Präsenz stattfinden, daher stand das RIGL-Fulda vor der Herausforderung, den besonderen Charakter der Regionalen Innovationskonferenz auf ein virtuelles Format zu übertragen.

Die Lösung

Aus den Regionalen Innovationskonferenzen des ersten und zweiten Projektjahres konnten bereits umfangreiche Erfahrungen gesammelt werden. Als Erfolgsfaktoren wurden zum einen die Einbindung von und gemeinsame Präsentation mit Praxispartnern und Studierenden identifiziert, zum anderen die inhaltliche Fokussierung auf ein zentrales Transfer-Thema. Außerdem wurde besonders das Angebot von Kurzvorträgen und niedrigschwelligen interaktiven Mitmach-Aktionen gut angenommen. Als erste große virtuelle Konferenz der Hochschule Fulda stellte die Planung das RIGL vor viele Herausforderungen: Trotz des digitalen Formats sollte der persönliche und verbindliche Austauschcharakter der Konferenz umgesetzt werden, und den Besucherinnen und Besuchern sollte ein Erlebnisfaktor geboten werden. Gleichzeitig gab es online-spezifische Faktoren wie technische Umsetzbarkeit, Einhaltung des Datenschutzes und Fragen der Zugänglichkeit für technikferne Zielgruppen zu bedenken.

Die Umsetzung

Um die Ziele der Konferenz umzusetzen, wurde eine zentrale Event-Website eingerichtet. Die 18 digitalen Vorträge wurden in Webex-Räumen angeboten, in die über ein Menü auf der Eventseite beigetreten werden konnte. Dabei wurde mit einem „Live“-Symbol darauf hingewiesen, welche Vorträge gerade live stattfanden. Themenbezogene Diskussionen und persönlicher Austausch waren in einem eigens dafür eingerichteten Webex Raum „Diskussionscafé“ und über die Chatfunktion auf der Event-Seite möglich. Durch den Einsatz von interaktiven Videos, Wissensspielen und virtuellen Laborrundgängen konnten Besucherinnen und Besucher spielerisch die Arbeit im RIGL entdecken. In den Pausen, zwischen den Vorträgen, gab es die Möglichkeit, in einem weiteren Webex-Raum an einer angeleiteten kurzen Bewegungspause teilzunehmen.

Das Fazit

Durch die Umsetzung der virtuellen dritten Regionalen Innovationskonferenz konnten viele Erfahrungen für die erfolgreiche Durchführung weiterer virtueller Großveranstaltungen gesammelt werden. Die Erfahrung hat gezeigt, dass es möglich ist, eine Konferenz digital durchzuführen. Entgegen anfänglicher Befürchtungen, Besucherinnen und Besucher könnten „digital übersättigt“ sein oder von der technischen Natur der Konferenz abgeschreckt werden, waren die Konferenzplattform und besonders die Vorträge gut besucht. Durch eine stärkere Öffentlichkeitsarbeit und Werbung könnte zukünftig die Sichtbarkeit solcher Angebote in der allgemeinen Bevölkerung noch erhöht werden. Für zukünftige Veranstaltungen wird festgehalten, dass eine virtuelle Plattform, nach dem Motto „Weniger ist mehr“, nicht mit Angeboten überfrachtet werden sollte. Das Feedback der Besucher/innen zeigt, dass Live-Vorträge besser angenommen wurden als vorher aufgezeichnete Videos, selbst wenn durch das vorherige Aufzeichnen technischen Störungen besser vorgebeugt werden kann. Besonders humorvolle und alltagsbezogene (Vortrags-)Titel können dabei die Aufmerksamkeit der Besucherinnen und Besucher gewinnen. Durch die rege Teilnahme an Frage- und Diskussionsrunden wurde deutlich, dass es einen Bedarf nach Austausch mit Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern gibt. Außerdem ist die Investition in ein verlässliches und gut abgestimmtes Team für den technischen Support der Veranstaltung unverzichtbar – dieses sollte auch während der Veranstaltung für Fragen und auftretende Schwierigkeiten zur Verfügung stehen.